Armastan seda või vihkan, PowerPoint on ametlike esitluste puhul kõikjal levinud. Võib-olla esitate uue ettepaneku. Või võib-olla olete veetnud nädalaid numbritega või intensiivselt dirigeerinud uuringud ja on aeg oma leidudest asjaomastele sidusrühmadele teada anda. Mis iganes teie eesmärk on, on PowerPoint vaieldamatult üks teie edu olulisemaid komponente.
Juhtimiskonsultandina elasin Microsoft Excelis ja PowerPointis, vahetades iga päev kahe programmi vahel. Mulle meeldis, et PowerPointi paindlikkus võimaldas mul valgustada andmeid ja muuta need looks - finantside lugu, valdkonna kasvutrajektoor või soovitused äriprotsessi ümberkorraldamiseks. Kuid eriti siis, kui olin alles alustamas, osutus see paindlikkus sageli kahe teraga mõõgaks. See oli masendav, kui tüütu võiks olla slaidi kujundus ja kui kaua kulus slaidi esteetiliseks täiustamiseks. Tihti tabasin end langetamast otsust, kas kulutada palju aega PowerPointi slaididele või luua põhiline, minimalistlik tekk, mis ohustas andmete ja sõnumi tõhususe ohverdamist. Alles PowerPointi näpunäidete omandamisega ei kogenud ma seda dilemmat enam.
Selles artiklis tutvustatakse valikut täiustatud PowerPointi esitlusnõuandeid ja nippe, mis võimaldavad teil tööriista kasutamisel kiiremini töötada. Loodetavasti takistab see ka aja kokkuhoiu nimel tõhusate sõnumside ohverdamist. Kuigi paljudes PowerPointi artiklites antakse kvalitatiivset nõu sõnumi edastamise kohta, keskendub see artikkel PowerPointi tehnilistele komponentidele ja esitluse kujundusele. See kasutab Microsoft Office PowerPoint 2016 ja 365 for PC funktsioone ja käske. Alustame.
Kuigi see artikkel on mõeldud rohkem edasijõudnutele PowerPointi kasutajate jaoks, võib olla kasulik alustada värskendusega mõningate põhitõdede ja -viisidega tõhusate PowerPointi esitluste loomiseks. Seejärel võime seejärel uurida mõnda PowerPointi täpsemat funktsiooni. Minu karjääri jooksul on järgmised neli reeglit mulle pikka aega teeninud:
Reegel 1 - hoidke oma tekki võimalikult lihtsana: Tõenäoliselt kõige olulisem PowerPointi reegel: „vähem on alati rohkem“ koos suurepäraste esitlustega. Vältige segadust; minimeerida toretsevaid, keerulisi slaide, mis häirivad lõikepilti liikumises; ja keskenduge alati selge ja lühikese sõnumi edastamisele.
Reegel 2 - hoidke iga slaid vaid ühe võtmega kaasa võtmiseks: Vastupanu kiusatusele visata köögivalamu oma publikule, üldiselt, kuid eriti slaidipõhiselt. Pöörate oma publiku tähelepanu palju hõlpsamalt ja jätate neile käegakatsutavamad, hõlpsamini loetavad võtmed, piirates oma sisu ulatust ainult ühe võtmepunktini slaidi kohta.
Reegel 3 - Kasutage lihtsat ja kvaliteetset graafikat sageli ja sõnade asemel: Reegli 1 täiendusena kipub liiga palju sõnu ühel lehel teie vaatajaskonnale olema nii tüütu kui ka tüütu, mille tulemuseks on teie esinemise ajal fookuse kadumine või „sisuväsimus“. GIF-id, graafikud, diagrammid ning muud informatiivsed ja asjakohased illustratsioonid on tavaliselt toreduse lõhestamiseks ja voogude mõõtmete lisamiseks suurepärased viisid.
Reegel 4 - puhas ja lihtne vormindamine viib teid kaugele: Puhtad täpid, järjepidevad värviteemad, pehmed fondistiilid ja loetavad fondisuurused lähevad kaugele, jättes poleeritud valmistoote esitlemisel oma publikule suurepärase ja professionaalse mulje. Metallhalli (põhivärv) Calibri (font), mida tähistab taevasinine (sekundaarne värv), on minu jaoks karjääri jooksul imet teinud. Võta need julgelt omaks.
Näide hästi vormindatud PowerPointi slaidistEsimene samm PowerPointi eksperdiks saamise jaoks on kiire juurdepääsu tööriistariba loomine. See on lindi kohal asuv kohandatav tööriistariba, kuhu saate lisada oma lemmikud ja kõige sagedamini kasutatavad käsud. Investeerige selle seadistamiseks viis minutit ja te ei kahetse seda - see maksab iga kord pärast PowerPointi kasutamist dividende. Enne logistikasse süvenemist tutvustame siin kiiresti:
Teie PowerPointi avakuva komponendidTo tööriistariba kohandamiseks funktsionaalsus ja tellimine vastavalt teie eelistustele klõpsake lihtsalt valget allapoole suunatud noolt oma lindi kohal. Seejärel klõpsake nuppu „Veel käske” → Valige käskude hulgast „Kõik käsud” → Valige ja lisage oma lemmikkäsud. Kui soovite käske eemaldada, valige lihtsalt käsk ja vajutage käsku „Eemalda”.
Ultimate Quick Access tööriistariba ehitamineMinu peamised kiire juurdepääsu tööriistariba (must-have) valdused:
Joondage: Joondustööriist on PowerPointis minu lemmiktööriist. Mööduge mõttetust ja käsitsi tehtavast pingutusest ning tõstke selle asemel esile kujundid, mida soovite joondada, ja valige, millises suunas need joondada. Saate objekte joondada üksteise keskele, paremale, vasakule, ülemisele ja alumisele osale. Pidage meeles, et objektide asukohad on kõik üksteise suhtes.
Funktsiooni Joondamine kasutamineKui soovite seda tööriista kasutada väljaspool oma QAT-i: tõstke esile soovitud objektid → Vormige lindil vahekaart → Klõpsake Joonda → Valige eelistatud joondamissuund → Objektid joondatakse.
Levitada: Kui teil on mitu objekti või kuju, mida soovite üksteisest võrdsel kaugusel hoida, on see tööriist teie uus parim sõber. Enne objektide levitamist on kõige parem need kõigepealt joondada. Seejärel tõstke levitamiseks lihtsalt esile objektid, mida soovite levitada, ja valige käsk „levitada horisontaalselt” või „jaotada vertikaalselt”.
Funktsiooni Levitamine kasutamineKui soovite seda tööriista kasutada väljaspool oma QAT-i: tõstke esile soovitud objektid → Lindil vahekaart Vormindus → Klõpsake Joonda → Valige Levita horisontaalselt või Jaotage vertikaalselt → Objektid jaotatakse.
Vormindaja: Võimaldab ühelt objektilt vormingu kopeerida ja teisele rakendada. see on sisuliselt kopeerimine ja kleepimine , kuid vormindamise ja mitte sisu jaoks.
Kui soovite seda tööriista kasutada väljaspool oma QAT-i: Valige objekt, mida soovite jäljendada → Klõpsake lindi Avalehel vahekaardil Avaleht üks või kaks korda käsku Format Painter → Klõpsake muudetaval objektil → Rakendatakse vormingu muudatusi.
Pööra: Nagu nimigi ütleb, võimaldab see funktsioon objekte pöörata 90 või 180 kraadi kaupa. Saate pöörata tekstikast, kuju, WordArt või pilt. See hõlmab pöördeid paremale 90 kraadi, vasakule 90 kraadi, vertikaalselt ja horisontaalselt.
Kui soovite seda tööriista kasutada väljaspool oma QAT-i: tõstke lindil esile soovitud objekt (id) → Vormindamine → Klõpsake nuppu Pööra → Valige eelistatud pööramisvalik → Objektid pööratakse.
Võib arvata, et ma liialdan, kuid kui mõistate, et te ei pea neid toiminguid käsitsi tegema, ei vaadata te enam tagasi. Üldiselt ei nõua PowerPointi kasutamine nii palju kiirklahve kui palju Excel teeb , kuid mõned neist peaksid olema teadlikud.
Muutke täppidega teksti järjekorda ja taandetaset tekstikastides:
Objekti suuruse muutmine, hoides neid korrapäraselt ja proportsioonides:
Mikrolöögid (väikesed nihutused teie objektide jaoks):
Kopeerige oma kuju või objekt kopeerimata ja kleepimata:
Veenduge, et teie jooned oleksid tegelikult sirged:
Muutke arv joonealuse märkuse ülaindeksiks:
Kohandage oma teksti suurtähti, vahetades tekst suurtähtede vahel (väiketähed, pealkirja ja suurtähed):
Kui olete PowerPointis järjepidevalt töötanud, olete tõenäoliselt kokku puutunud järgmiste probleemidega. Selle asemel, et kulutada ebavajalikku 15–30 minutit probleemi lahendamiseks Google'i otsimiseks, saate iga kord olukorras navigeerida.
Näide olukorrast: Mul on nimekiri igavatest kuulidest ja nende lihvimiseks on vaja inspiratsiooni.
Lahendus: Kasutage tööriista „Teisenda SmartArtiks”.
Valige täppidega tekstikast → Lindi jaotises „Kodu” valige „Teisenda SmartArt-ks” → Hõljutage kurssi erinevate SmartArt-suvandite kohal, et näha oma täppe teisendatud → Valige, milline SmartArt teie väljamõeldist tabab, ja jätkake sealt redigeerimist
Igavale kuulidele elu andmiseks kasutage SmartArt-iNäide olukorrast: Kasutasin slaidil mitut kuju / pilti ja soovin muuta nende kollektiivset suurust proportsioone sassi ajamata.
Lahendus:
Esiteks rühmitage kõik objektid kokku. Grupeerimiseks tõstke esile kõik objektid ja paremklõpsake → Rühmitage või tõstke esile ja vajutage ALT + G.
Seejärel muutke proportsiooni säilitamiseks hiirega suurust, hoides samal ajal all klahvi SHIFT. See aitab teil mitme objekti suurust muuta ja sobitada, moonutamata algseid proportsioone ja kujundeid.
Grupeerimine on suuruse muutmise ja proportsioonide võtmeksNäide olukorrast: Peate kasutama konkreetset kohandatud värvi, kuid te ei leia seda ilmselt värvipaletist.
Lahendus: Silmapiisutööriist tuvastab kiiresti täpse värvi, mida soovite sobitada, ja rakendab selle teksti või objekti suhtes, mida proovite muuta. Kui vormindusmaalijast võib olla abi täpselt sama vormingu (suurus, värvus jne) rakendamisel ühelt objektilt teisele, siis võib-olla otsite mõnikord ainult sama värvi rakendamist. Nendel juhtudel on silma tilgutamise tööriist väga kasulik.
Selle tööriista tavaline kasutusjuht on pigi tekid. Kui soovite teksti kujunduse sobitada potentsiaalse kliendi / partneri logoga, võib silmaarsti tööriist osutuda hindamatuks.
Näide olukorrast: Püüan joonistada nooli ühest kujust teise, kuid nooled on viltu ja näevad välja ebaprofessionaalsed.
Lahendus: Kasutage küünarnuki pistikuga nooli (90-kraadiste nurkadega). Need kinnituvad automaatselt objekti keskele ja neid saab vormindada erinevates värvides ja suurustes. Need on eriti kasulikud organisatsiooniskeemide koostamisel.
Näide olukorrast: Kirjutan tekstisildi kuju, kuid tekst ei sobi ja jagab sõna kaheks reaks.
Lahendus: Selle saavutamiseks on kaks võimalust:
Näide olukorrast: Kasutasin slaidis veebi pilti ja tahan taustpildi värvi muuta, kuid ei saa aru, kuidas seda teha.
Lahendus: See tehnika on kõige tõhusam, kui seda kasutatakse suure kontrastsusega piltidel.
Näide olukorrast: Tahate teisendada andmefaili teisele slaidile erinevaks vorminguks, kuid te ei soovi numbreid käsitsi sisestada ja riskida eksitusega.
Lahendus: Jagage oma tabel mitmeks tekstikastiks ja objektiks, mis säästab andmete uuesti tippimise vaeva ja seda on lihtsam manipuleerida
Näide olukorrast: Olete loonud ja täitnud tabeli andmetega, kuid mõne rea või veeru suurus ei vasta teistele. Teie OCD hakkab lööma, kuid te ei saa aru, kuidas neid ideaalselt sobitada.
Lahendus: Kasutage tööriistu „Ridade levitamine” ja „Veergude levitamine”.
Looge kohandatud tekimallid kasutades Slide Master'i, mille leiate lindi vahekaardilt “Vaade”. Slide Master võimaldab teil oma esitluses slaidikujundust kiiresti muuta. Võite kohandada slaidimeistrit, mis mõjutab kõiki esitluse slaide, või muuta üksikuid slaidipaigutusi, mis muudavad slaidide abil neid paigutusi.
Objektide ümber liikumisel tuginege vähem oma nägemisele vaate Guides või Gridlines abil. Kõigepealt peaksite oma seadeid kohandama, et kasutada funktsiooni „Snap-to-Grid”. Seda saate teha nii: vahekaart „Vaade“ → klõpsake sõna „Näita“ kõrval oleval „Võrguseaded“ → Luba „Objektide ruudustikule klõpsamine. Kui soovite vaadata tegelikke juhendeid või ruudustikujooni, saate need valikud valida lindi vahekaardil „Kuva”; neid saab hõlpsasti sisse ja välja lülitada. Pange tähele, et juhtnööre saate ümber paigutada, samal ajal kui ruudustikujooned on määratud.
Juhendid ja ruudustikujooned on kasulikud viited objekti paigutamiseksLinkige diagramm oma Exceli töövihik numbrite dünaamilise värskendamise võimaldamiseks oma PowerPointi esitlusele.
Andmetest pakatavatel hõivatud slaididel tõstke visuaalselt oma põhiline takistus alla. Ristkülikukujuline kast (nagu allpool näidatud) on tavaline.
Aidake vaatajaskonnal keerukuses navigeerida, juhtides oma punkti kojuÄrge unustage oma graafikute ja diagrammidega lisada võtmeid, et aidata oma vaatajaskonda orienteeruda.
Kas olete kunagi tundnud uue PowerPointi teki kujundamisel déjà vu? Selle põhjuseks on ilmselt see, et me loome sageli uusi slaide sarnaste kontseptsioonide edastamiseks, isegi kui sisu on erinev - olgu selleks protsess, edenemine või organisatsiooniline skeem. Päeva lõpuks on mõttekas slaidistruktuuri taaskasutada ka siis, kui tegelik sisu värskeneb. Nende levinud kontseptsioonide edastamiseks kasutavad paljud suurimad konsultatsioonifirmad korduvalt järgmisi slaidikomponente:
Projekti ajakava: Gantti diagramm
Gantti diagrammi näidisOrganisatsiooniline struktuur: Organisatsiooniline skeem
Organisatsioonitabeli näidisProtsess: Nooled viivad üksteise sisse
Näidisprotsessi vooskeemMärkides, mil määral konkreetne ese vastab kriteeriumile: Harvey pallid
Harvey pallide kuvamise näidisNii, nagu ma alustasin, nii ma ka lõpetan. PowerPointi esitlused ei pea olema valusad. Nagu enamik isiklikke ja ametialaseid oskusi, viivad ka praktika, järjepidevus ja tähelepanu sinna suurema osa. Kui olete rakenduse kui võimsa tootlikkuse ja jutuvestmise tööriista tundma õppinud, saate selle nüansside ja loogika / kulgemisega mugavust ning julgen öelda, et hakkate seda artiklit kasutama kaaslasena, võite tegelikult leida, et naudite seda ehitades PowerPointi esitlusi, kui liigute selle valdamise poole.
Vahepeal, kui olete huvitatud mõningate tippkonsultatsioonide esitluste ülevaatamisest, mis praktiseerivad palju minu sisu, sirvige julgelt 30 McKinsey ettekannet ja segu Mckinsey, Boston Consulting Groupi ja The Parthenon Groupi tekkidest .
Sellega, õnnelik hoone!
1. Klõpsake lindi kohal valget allapoole suunatud noolt; 2. Klõpsake nuppu 'Veel käske'; 3. Valige käskude seast 'Kõik käsud'; 4. Valige ja lisage oma lemmikkäsud; 5. Kui soovite käske eemaldada, valige lihtsalt käsk ja vajutage käsku „Eemalda”.
Järgige järgmist: (1) eksite sõnumi ja illustratsiooni lihtsuse poole; (2) Piirake proosa kasutamist (kuulid on lühemad); (3) Kasutage teksti asemel kvaliteetseid illustratsioone; (4) kasutada videot või heli; ja (5) Veenduge, et teil oleks lõpptulemuse jaoks selge eesmärk, punkt ja / või kasutusviis.
1. Kopeerige oma Exceli diagramm; 2. Klõpsake PowerPointi vahekaardil „Kodu” käsku „Kleebi”; 3. Valige 'Paste Special'; 4. Valige 'Kleebi link' ja 'Microsoft Exceli diagrammi objekt' → Numbrid on dünaamilised; 5. Kui sulgete Exceli ja värskendate toorandmeid, paremklõpsake PowerPointi diagrammi ja valige andmete värskendamiseks käsk „Värskenda linki”.