Kokkuvõte

Käibekapitali haldamine on finantsjuhi ametijuhendi lahutamatu osa.

• Käibekapitali juhtimine viitab ettevõtte strateegiale, mis on seotud käibekapitali kahe komponendi - käibevara ja lühiajaliste kohustuste - jälgimisega ja kasutamisega ettevõtte finantsiliselt efektiivseima tegevuse tagamiseks.
• Käibekapitali optimeerimise peamine eesmärk on tagada, et ettevõttel oleks alati piisav rahavoog, et katta oma lühiajalised tegevuskulud ja lühiajalised võlakohustused.
• See on sageli üks odavamaid viise ettevõtte jaoks sularaha hankimiseks ja annab lisaväärtust kõigile sidusrühmadele, sealhulgas aktsionäridele, ning seetõttu tuleks seda pidada kogu ettevõtte jaoks strateegiliselt oluliseks, mitte ainult finantsfunktsiooniks.

Võlgnevuste haldamine nõuab mitme meeskonna kooskõlastatud tegevuskava.

• Pange finantsmeeskond võtma klientide omandisse vastutus ja vastutus võlgnevuste vähenemise eest, sidudes ideaalis osa nende hüvitistest selleks.
• Finants- ja kaubandusosakonnad peavad selles küsimuses tegema tihedat koostööd ja tegema koostööd, et luua tugevad ja positiivsed suhted klientidega.
• Arveldusprotsesse tuleks analüüsida, optimeerida ja eelistatavalt automatiseerida, et kliendid saaksid tasumata arved tasuda võimalikult sujuvalt ja hõõrdetult.

Varude haldamine on äärmiselt keeruline käibekapitali kirje, kuna sellel on oluline mõju ettevõtte tegevusele.

• Finants- ja operatiivmeeskonnad peavad tegema koostööd kõrgema juhtkonna seatud eesmärkidega.
• Operatsioonil ja rahandusel on käibekapitali osas tavaliselt vastandlikud eesmärgid. Operatsiooni osakonnad suurendavad varude taset, et tagada tootmine ja aeglaselt liikuvate artiklite varumine, samas kui finantsosakonnad otsivad varude taseme vähendamist.
• Varude haldamisega seotud oluline väljakutse on seotud aeglaselt liikuvate varudega. Need on varjatud käibekapitali kaotuse allikad ja neelavad laopinda koos hoolduskuludega.
• Tööstusharudes, kus tootmine ja projektiga seotud lepingud on pikema aja jooksul, hõlmab varude optimeerimine komplekti lisaküsimusi, mida väiksemate toodetega tööstustes ei esine ja kus tootmine on standardiseeritud.

Võlgnevused on käibekapitali optimeerimise kolmas sammas.

• Kui kõnealune ettevõte saab privilegeeritud tarnijatega maksetingimuste osas uuesti läbi rääkida, on see ilmselgelt suurepärane tee edasi.
• Oluline võlgnevuste optimeerimisega seotud tegevusala on tsentraliseeritud osakonna loomine, mis peaks rakendama arvete käsitlemise standardiseeritud protsessi.
• on oluline kehtestada tõhusad sisemenetlused mis tahes sisekinnitustega, mis tuleb saada arvete tasumiseks.
• Ideaalis tuleb tarnijatele tehtud maksete ja makstud arvete ühitamine toimuda samal päeval, kui neid ei tehta kohe.

Oma 25-aastase töökogemuse ajal Euroopa ja Ladina-Ameerika ettevõtete finantsjuhina olen kokku puutunud igasuguste finantsjuhtimisega seotud küsimustega. Kuid ettevõtte finantsolukorra jaoks on see ülekaalukalt üks olulisemaid ja kriitilisemaid käibekapitali haldamine . Käibekapitali juhtimine viitab ettevõtte strateegiale, mis on seotud käibekapitali, käibevara ja lühiajaliste kohustuste kahe komponendi jälgimisega ja kasutamisega ettevõtte finantsiliselt tõhusaima tegevuse tagamiseks. Käibekapitali optimeerimise peamine eesmärk on tagada, et ettevõttel oleks alati piisav rahavoog, et katta oma lühiajalised tegevuskulud ja lühiajalised võlakohustused.

Käibekapitali parandamine on sisemine osa finantsjuhi ametijuhendi. Käibekapitali optimeerimine lisab aktsionäridele lisaväärtust ja on kogu ettevõtte jaoks ülioluline ning seega peaks see olema kogu juhtkonna, mitte ainult finantsfunktsiooni, ülesanne. Finantsimeeskond juhib ja juhib protsessi, kuid ülejäänud ettevõtte tehtud otsustel peaks olema ühine eesmärk käibekapitali optimeerimine. Käibekapitali optimeerimine on ka üks odavamaid viise, kuidas ettevõte peab sularaha hankima. Ettevõtted võtavad mõnikord asjatult võla, kui käibekapitali tühikäigul olevast sularahast piisaks uute kapitalikulutuste projektide rahastamiseks või kasutute arvelduskrediidi vältimiseks.

See artikkel kavatseb anda minu enda kogemustele tuginedes mõned praktilised näpunäited ja juhised seoses käibekapitali haldamise ja käibekapitali tsükliga, nagu eespool näidatud. See ei ole mõeldud ammendavaks ülevaateks teemast, vaid selgitab lihtsalt mõningaid olulisi näpunäiteid ja fookuspunkte, pöörates erilist tähelepanu tööstuse, nafta ja gaasi, telekommunikatsiooni, nõustamise ja teenuse sektorile.

Võlgnevused (võlgnikud)

Oma karjääri jooksul olen näinud juhtumeid, kus hoolimata tervest põhilisest kasumlikkusest lükati pankroti äärele puhtalt halva käibekapitali haldamise tõttu. Üks selline näide oli suur rahvusvaheline autotootja. Sellel ettevõttel oli konkreetne Brasiilia tütarettevõte, mis oli nende käibekapitali positsiooni nii halvasti juhtinud, et jõudis üle 200 päeva võlgnevuste arved. Meie esimese aasta tegevuskava keskendus seetõttu laserile kahele asjale: võlgnevuste vähendamine ja varuosade varude vähendamine.

Nõuete laekumise vähendamiseks oli mitu suurt väljakutset. Esiteks olid mõned kontod nii vanad, et neid ei olnud enam võimalik taastada. Pealegi, olles Brasiilias ja võlgnevused vääringus kohalikus valuutas, tähendas vahetuskursi langus meid tugevas surves maksete võimalikult kiiresti tagasi saada. Seetõttu keskendusime oma tähelepanu mõnele põhitegevusele, mille eesmärk on olukorra võimalikult tõhus ja kiire lahendamine.

Esimese asjana lõime ajutise kolme inimese finantsmeeskonna, kes keskenduks eranditult võlgnevuste vähendamisele. Iga meeskonna liige vastutas paljude klientide eest ja tutvustas igale kliendile oma vastavat kontohaldurit. Juba mitu aastat oli Brasiilia tütarettevõtte võlgnevuste osakonna ja erinevate autotootjate võlgade osakondade vaheline suhtlus praktiliselt katki. Meie uus pühendunud meeskond tegi tihedat koostööd iga tootja vastutava kaubandusmeeskonnaga, nii et vajaduse korral tehti ühiseid külastusi klientide juurde. Finantsjuht sai igal hommikul eduaruande, mis on seotud eelmisel päeval laekunud maksetega, ja jälgib meeskonnaga hoolikalt tegevuskava erinevaid punkte.

Teine oluline tegevus, mille me võtsime, oli haridus. Iga kliendi makseprotsessi mõistmine on vajalik veendumaks, et arved esitatakse korrektselt vastavalt kliendi sisekorrale ning et arvete muutmise ja parandamisega seotud edasi-tagasi ei raisata aega. Seetõttu viisime läbi oma sisemise arvelduse protseduuri, veendumaks, et ettevõte esitas kliendile võimalikult kiiresti arveid nullvigadega.

Töötasime palju edasi ka oma sisemakse taotlemise protsesside täiustamise ja värskendamise nimel. Üheks probleemiks oli see, et mõned laekunud maksed jäid mitu nädalat kasutamata, mistõttu oli võimatu saada usaldusväärset teavet klientide poole pöördumisel võlgnevuste võlgnevuste osas. Makseprotsessi automatiseerimine viidi läbi ka nende klientidega, kes maksid endiselt käsitsi. Ehkki selle automatiseerimise rakendamine võib olla aeganõudev, tuleks seda vaadelda kui investeeringut, mille ROI on õigeaegselt saadaolevate nõuete kogumine. Analüüsiti ka erandeid automaatmaksetest ja nende erandite kaotamiseks võeti arvesse arveldusprotseduuride parandusi. IT-osakond osales seetõttu aktiivselt igapäevastes järelkohtumistes.

Lõpuks pöörati kogu debitoorse võlgnevuse parandamisele tähelepanu tegevjuhile, kes jälgis kogu projekti hoolikalt iganädalaste kohtumiste kaudu finantsjuhi ja ettevõtte ülejäänud juhtkonnaga.

Õppetunne finantsjuhina

Meie pingutuste tulemused olid muljetavaldavad. Ainuüksi esimesel aastal teenisime puhtalt ülalkirjeldatud jõupingutuste põhjal lisaks 21 miljonit dollarit sularaha. See peaks olema oluline näide sellest, kui kriitiline on keskenduda käibekapitali haldamisele. Eelkõige on siin mõned peamised võtmehooned, mida ma kutsuksin:

• Pange finantsmeeskond klientide omandusse. Delegeerige vastutus finants- ja kaubandusmeeskondade üksikisikutele ning laske neil omandada vajadus vähendada võlgnevusi. Osa meie loodud meeskonna aasta lõpu boonusest oli seotud iga juhi vastutusalas olevate nõuete täitmisega.
• Pange iga finantskomando liige vastutama iga kliendiga oma tegevuskava eest ja iga tegevuskava tuleb kohandada vastavalt kliendi sisemistele maksekorda.
• Finantsjuhina jälgige iga tegevuskava edenemist iga päev. Veenduge, et finantsjuhina saate aru, kuidas makseprotsess teie peamiste klientide jaoks töötab, veendumaks, et austate kliendi makseprotseduure ja et neid makseid saab võimalikult väheste eranditega automaatselt töödelda.
• Käibekapitali optimeerimise eest vastutab kogu ettevõtte juhtkond. finants- ja kaubandusosakonnad peavad selles valdkonnas koostööd tegema.
• Looge iga kliendiga lähedased suhted ja külastage neid vajadusel isiklikult äärmuslikel juhtudel, näiteks nõuete korral. Ärge tehke viga, kui arvate, et kliendid maksavad automaatselt.
• Analüüsige, täiustage ja automatiseerige arveldusprotseduure, et klientidele kiiresti ja vigadeta arveid esitada. Lahendage kõik arvelduse erandid, isegi väikesed, kuna need erandid võivad tulevikus luua suuremaid võlgnevusi.

Inventuur

Varud on käibekapitali saldo ülimalt keeruline juhtimine, kuna see mõjutab ettevõtte tegelikku tegevust. Finants- ja operatsioonimeeskonnad peavad tegema koostööd kõrgema juhtkonna seatud eesmärkidega, mida tavaliselt ei juhtu. Operatsioonil ja rahandusel on käibekapitali osas tavaliselt vastandlikud eesmärgid. Operatsiooniosakonnad suurendavad varude taset, et tagada tootmine ja varuda aeglaselt liikuvaid artikleid, kui neid osi on tulevikus vaja. Finantsosakonnad otsivad selle asemel varude taseme vähendamist.

Aeglaselt liikuv inventuur

Varude haldamisega seotud oluline väljakutse käibekapitali optimeerimise kontekstis on seotud aeglaselt (või isegi mitte) liikuvate varudega. Aeglaselt liikuvad SKU-d on varjatud käibekapitali kaotuse allikas ja neelavad laopinda koos hoolduskuludega.

Näiteks töötasin kahes ettevõttes Brasiilias ja Hispaanias, jällegi autotööstuses. Minu saabudes oli vähemalt 10% varudest aeglaselt liikuvaid esemeid, mida ei olnud võimalik tuvastada. Samamoodi töötasin ka kahes telekommunikatsioonisektori ettevõttes - Itaalias ja Hispaanias. Itaalias oli tütarettevõttes 30% tuvastamata aeglaselt liikuvaid artikleid, Hispaanias 25% aeglaselt liikuvaid artikleid. Meie läbi viidud auditid aitasid neid probleeme avastada ja lahendada, kuid varude täielik puhastamine võtab aega ja ettevõtte finants- ja operatiivosakondade ühised jõupingutused. Ettevõtetel oleks parem nende probleemidega juba eos tegeleda.

Probleem süveneb sektorites, kus varusid hoitakse sageli tarnijatega koos. See on midagi eriti levinud sellistes tööstusharudes nagu autotööstus. Eespool mainitud Brasiilia ettevõttes olid kaubavarud 15 erinevas kohas. Laos partiis hoidmise küsimus on see, et tellite ka inventari järelevalve tõhusalt sisse, muutes veelgi tõenäolisemaks aeglaste ja liikumatute artiklitega seotud probleemide tekkimise.

Projektipõhine inventuur

Tööstusharudes, kus tootmise ja projektidega seotud lepingud on pikema aja vältel (näiteks kinnisvara ehitus, raudtee, pikaajalised konsultatsiooniprojektid jne), hõlmab varude optimeerimine komplekti lisaküsimusi, mida tööstusharudes ei esine. väiksemad tooted ja kus tootmine on standardiseeritud. Näiteks on levinud probleem seotud maksetingimustega, kus kliendi teenused on sageli üks kogukulude olulisemaid komponente ja etendavad võtmerolli tagamaks, et tekkinud kulude ajakava oleks kooskõlas verstapostide ajakavaga, mis omakorda arve kliendile.

Oma töökogemuses raudtee- ja ehitustööstuses Prantsusmaal ja Itaalias ning nõustamissektoris Hispaanias olen kokku puutunud mitme ülaltooduga seotud probleemiga. Näiteks on üks levinumaid probleeme kulude sobitamine õige projektiga. Samamoodi on arvete ajastus sageli valesti kooskõlas projekti verstapostide tegeliku lõpuleviimisega. Minu kogemuse järgi on parim viis selle probleemiga tegelemiseks delegeerida vastutus projektijuhile, kelle muutuvtasu on seotud projekti tulemuslikkusega. Kõige edukam tulemusnäitaja projektijuhi jaoks on projekti sularahasuhe ja sellest tulenevalt ka see, kuivõrd projekti omafinantseeritakse. Kui raha sisse- / väljamakse suhe on suurem kui 1, võib projekti pidada (rahaliselt) hästi toimivaks.

Seda öeldes peavad projektijuhid olema varustatud tõhusate vahenditega oma projektide haldamiseks. Raamatupidamissüsteem peab võimaldama eraldamist projekti tasandil (st projektijuhid peaksid saama projektipõhiseid aruandeid, kus kõik kulud, tulud, laekumised ja maksed on määratud projektipõhiselt). Veelgi enam, pretensioone ja kohtuvaidlusi peab jälgima projektijuht, kes peaks omakorda tegutsema kontaktisikuna teiste osakondadega, näiteks õigus-, rahandus- ja tarneahelaga.

Õppetunne finantsjuhina

• Käibekapitali optimeerimine varude osas on alati rahanduse ja tegevuse ühine pingutus, kuna varude tase on tihedalt seotud tootmisega.
• Aeglaselt liikuvad või liikumatud esemed on seotud kapitali ning hooldus- / laokulude kulude ja kahjude allikad. Püüdlused aeglaselt liikuvate artiklite kõrvaldamiseks on aeganõudvad ja intensiivsed, mis tähendab, et seda küsimust tuleks käsitleda pigem ennetavalt kui reaktiivselt.
• Tööstusharudes, kus varusid haldatakse projekti järgi, on kulude ja tulude õige sobitamine õige projektiga ettevõtte finantsseisundi jaoks ülioluline. Parim viis selle probleemi lahendamiseks on projektijuhtidele vastutuse määramine. Projektijuhid peavad olema relvastatud õige tarkvaraga, et jälgida nende projektide kulusid, tulusid, makseid ja kogusid.

Võlad (võlausaldajad)

Võlgnevused on käibekapitali optimeerimise kolmas sammas. Kõige ilmsem asi, mis tavaliselt võlgade optimeerimise viisidele mõeldes pähe tuleb, on lihtsalt tarnijatega maksetingimuste suurendamine. Kui kõnealune ettevõte saab privilegeeritud tarnijatega maksetingimuste osas uuesti läbi rääkida, on see ilmselgelt suurepärane tee edasi. Kuid võlgade suurendamiseks on ka muid võimalusi, hoides maksetingimused muutumatuna.

Näiteks on võlgade optimeerimisega seotud oluline tegevusartikkel tsentraliseeritud osakonna loomine, mis peaks rakendama arvete käsitlemise standardiseeritud protsessi. Arved, milles on vigu kogustes, kontaktandmed või arvega seotud ostutellimuste arv, tuleks tarnijatele tagasi saata ja taotleda nende parandamist. Teine kasulik asi on see, et võlgade eest vastutav meeskond saadab tarnijatele ametliku kättesaamistõendi, kui arve saabub elektrooniliselt, nii et maksetingimusi loetakse alates sellise kinnituse kuupäevast.

Lisaks on oluline rakendada tõhusaid sisemenetlusi mis tahes sisekinnituste osas, mis tuleb saada arvete tasumiseks. Automaatika on kasutu ja ebaefektiivse maksete jälje vältimiseks võtmetähtsusega. Jällegi, nagu me varem arveid võlgnevuste osas käsitlesime, on võlgade osakonna ja tarnijate vaheline ennetav suhtumine ja kõrge suhtlemisvõimalus ning see võimaldab nõudeid ja erandeid tõhusamalt lahendada. Võlg peab ka tõhusalt suhtlema ettevõtte teiste osakondadega, kes kiidavad heaks arvete tasumise, eriti kuna õiguslike probleemide ilmnemisel ei ole võlgade osakond sageli võimeline selliste juhtumite lahendamisega seotud otsuseid vastu võtma. Lõpuks peab võlgade osakond olema tihedas kontaktis ja koostööd kauba vastuvõtva ettevõtte laoga. Erandid võivad olla sagedased, kui protseduure pole standardiseeritud ja automatiseeritud.

Ideaalis tuleb tarnijatele tehtud maksete ja makstud arvete ühitamine toimuda samal päeval, kui neid ei tehta kohe. Oluline on, et teil oleks reaalajas selge pilt, millised arved igale tarnijale kuuluvad. See teave on kasulik tarnijale ja tarnija tarnitud kaupu või teenuseid kasutavale osakonnale. Samuti on oluline mitte maksta enne arve tähtpäeva, kui selleks pole konkreetset põhjust. Kuid sarnases plaanis on soovitatav vältida ka olulisi makseviivitusi pärast tähtaega, kuna see annab märku, et kõnealuse ettevõtte sisemised makseprotseduurid ei toimi nii nagu peaks.

Võlg peab olema alati ajakohane ka iga tarnijaga sõlmitud lepingute tingimustega. Oluline on hoida võlgnikud kursis tarnijatega sõlmitud uute lepingute, olemasolevate lepingute lisade või uute lepingutega teenuse põhilepingud . Uued lepingutingimused tuleb värskendada iga tarnija põhitoimikus ning tarnijatelt saabuvad arved peavad vastama sellele põhitoimikule. Projektipõhiselt töötavate ettevõtete puhul võib sõlmitud lepingute keerukus olla kõrge. Kohe pärast lepingu allkirjastamist on vastutaval osakonnal kasulik korraldada esitlus finants- ja võlgnevuste meeskonnale, et tulevased arved oleksid hõlpsasti arusaadavad ja seega õigeaegselt tasutud. Samuti on nende keeruliste lepingute puhul oluline, et oleksid seotud rahavoogude prognoosid, kuna need mõjutavad sageli suuresti ettevõtte üldist rahavoogu.

Õppetunne finantsjuhina

• Nagu alati, on võlgnevustega seotud töövoo parandamiseks võtmetähtsusega side finantsosakonna ja ettevõtte teiste osakondade vahel.
• Tarnijatega sõlmitud lepingutingimuste kindel mõistmine on oluline, et arveid koheldaks õigesti ja et tagada ka kohustuste õige eraldamine. Kaubandusosakond peab teadma kõiki asjakohaseid arvete lepingutingimusi ning need tingimused peaksid olema lepingus, ostutellimuses või teenuse põhilepingus selgelt välja toodud. Arved tuleb maksta vastavalt lepingus kokkulepitud tingimustele.
• Võlgade automatiseerimine - alates arve kättesaamisest kuni sisemise heakskiitmise protsessini kuni arve raamatupidamise käsitlemiseni ja tarnija pearaamatu ajakohastamiseni - on võtmetähtsusega, et tarnija kontolt oleks selge pilt reaalajas saadaval. See võimaldab kõigi tasandite juhtidel teha tarnija kontoga seotud otsuseid tõhusalt ja tulemuslikult.

Lõppsõna

Käibekapitali optimeerimine on odavaim viis ettevõttes sularaha vabastamiseks ning äärmuslikel juhtudel käibekapitali ületamise tagajärjel tekkinud pikaajaliste võlgade vähendamiseks või kõrvaldamiseks. Käibekapitali optimeerimine on finantsjuhi rolli lahutamatu osa, kes juhib finantsmeeskonda ja sunnib ettevõtte teisi osakondi sularaha suurendama. Finantsorganisatsioon jälgib protsesse ja töötab koos ettevõtte teiste osakondadega käibekapitali vähendamise ühise eesmärgi nimel. Käibekapital varieerub sõltuvalt tööstusharudest. Võlgade arvete kiire kogumise põhiprintsiibid koos protsesside automatiseerimise ning finants-, IT- ja äri- / projektijuhtimisrühmade ühise koostööga jäävad kõigile organisatsioonidele ühiseks. Võlgade poolel peavad tarneahela meeskonnad / projektijuhid, rahandus ja IT töötama koos ühise eesmärgiga suurendada võlgnevusi ja vähendada varusid.

Põhitõdesid mõistes

Mis on käibekapitali juhtimine ja miks see oluline on?

Käibekapitali juhtimine tähendab ettevõtte strateegiat käibekapitali kahe komponendi jälgimiseks ja kasutamiseks: käibevarad ja lühiajalised kohustused. Selle peamine eesmärk on tagada ettevõttel piisav rahavoog, et katta lühiajalised tegevuskulud ja lühiajalised võlakohustused.

Mida käibekapital sisaldab?

Käibekapital viitab igapäevase tegevuse jaoks kättesaadavale likviidsele rahale ja arvutatakse lahutades lühiajalised kohustused käibevarast. Käibevara hõlmab sularaha, nõudeid ostjatele ja varusid. Lühiajalised kohustused sisaldavad peamiselt võlgnevusi.

Mida peetakse aeglaselt liikuvaks varuks?

Aeglaselt liikuvad varud on kaubad, mis ei lähe laos ümber tavapärase aja jooksul (nt üle 90 või 180 päeva). Need on varjatud käibekapitali kaotuse allikad ja neelavad laopinda koos hoolduskuludega.